Het Eilandspolderkoor verwerkt o.a. persoonsgegevens en/of privacygevoelige gegevens van haar leden en relaties. Het is van groot belang dat er zorgvuldig met deze gegevens en de wijze van verwerking wordt omgegaan. Om deze reden hebben wij een privacybeleid opgesteld. De uitgangspunten van de Algemene Verordening gegevensbescherming (AVG) vormen hiervoor de grondslag.

Onderdeel van ons privacybeleid is onze privacyverklaring. Hier vindt je o.a. de verwerkingsdoeleinden, rechtsgronden en bewaartermijn, je rechten en de technische en organisatorische maatregelen welke zijn genomen om de persoonsgegevens te beveiligen. Zorg dat je op de hoogte bent van uw rechten en plichten op het gebied van privacy.

Privacyverklaring

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die vereniging Eilandspolderkoor (hierna afgekort te noemen het EPK) verwerkt van haar leden, vrienden, donateurs, adverteerders of andere geïnteresseerden en relaties.

De in deze privacyverklaring geduide categorieën betrokkenen die op basis daarvan persoonsgegevens aan het EPK verstrekken, geven daarmee het EPK uitdrukkelijk toestemming om die gegevens in lijn met deze privacyverklaring te verwerken.

De gegevens van leden en oud-leden worden door een vanuit het bestuur benoemde ledenadministrateur beheerd. De gegevens van vrienden, donateurs, adverteerders en overigen worden door de penningmeester van het EPK bijgehouden.

  1. Verantwoordelijke

Om in contact te treden of een verzoek conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming te doen, kunt u contact opnemen met de secretaris van het EPK via secretaris@eilandspolderkoor.nl

  1. Gegevens die het het EPK verwerkt
    • Van leden worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:
      • voor- en achternaam
      • geboortedatum
      • geslacht
      • datum ingang lidmaatschap
      • adresgegevens en e-mailadres
      • telefoonnummer
      • bankrekeningnummer
      • foto voor het ledenboek
      • foto’s van activiteiten en concerten
    • Van vrienden/geïnteresseerde van het EPK en andere donateurs/sponsoren worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:
      • voor- en achternaam
      • geslacht
      • adresgegevens en e-mailadres
      • telefoonnummer
    • Van adverteerders worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:
      • bedrijfsnaam
      • adresgegevens en e-mailadres
      • telefoonnummer
  1. Doelbinding

Het EPK verwerkt de onder 2 genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  • Voor leden: naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres worden gebruikt voor contact over alle zaken die betrekking hebben op het lidmaatschap van het EPK. Het bankrekeningnummer wordt gebruikt voor alle financiële transacties tussen de vereniging en het lid. De geboortedatum wordt gebruikt voor een algemeen overzicht van de leeftijdsopbouw binnen de vereniging alsmede voor het kunnen acteren bij verjaardagen. De datum ingang lidmaatschap wordt gebruikt voor de berekening van jubilea. Foto’s worden gebruikt voor de site, voor andere pr-doeleinden, reünie-/jubileumdoelen, programmaboekjes en cd’s. De gegevens van de ledenlijst worden gebruikt voor informatieverstrekking aan alle koorleden. Voor aanvraag van subsidie zal, na toestemming van de leden, een kopie van deze lijst verstrekt worden aan de gemeente en mogelijke andere subsidieverstrekkers. Of eruit laten??
  • Voor Vrienden van het EPK en andere donateurs/sponsoren: naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres worden gebruikt voor contact over zaken die relevant zijn voor Vrienden en donateurs van HET EPK en om de betrokkenen te informeren over optredens en andere belangwekkende onderwerpen die de vereniging betreffen.
  • Voor andere geïnteresseerden: naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres worden gebruikt om de betrokkenen te informeren over optredens en andere onderwerpen die de algemene gang van zaken binnen de vereniging betreffen
  • Voor Adverteerders: naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres worden gebruikt voor alle contacten met de vereniging betreffende reeds geplaatste of nog te plaatsen advertenties en om de betrokkenen te informeren over optredens en andere onderwerpen die de algemene gang van zaken binnen de vereniging betreffen.

Het EPK stelt – met uitzondering van wettelijke verplichtingen dienaangaande – geen van de genoemde gegevens beschikbaar aan derden, behoudens na uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene(n).

  1. Berichtgeving per e-mail en per post

Het EPK gebruikt naam, adres en e-mailadres ook om informatie over optredens en andere onderwerpen betreffende de vereniging te verzenden. Afmelding voor deze mailingen is te allen tijde mogelijk door een verzoek te zenden aan de secretaris van het EPK via secretaris@eilandspolderkoor.nl. Het EPK geeft onmiddellijk gevolg aan een dergelijk verzoek.

  1. Bewaartermijnen
    • Voor leden: het EPK verwerkt en bewaart alle persoonsgegevens van leden tijdens de duur van het lidmaatschap. De gegevens van oud-leden worden bewaard om hen om de hoogte te blijven houden c.q. te kunnen uitnodigen voor optredens van het EPK of bijzondere gelegenheden als jubilea of reünie. Als het oud-lid een dergelijke benadering door het koor niet (meer) op prijs stelt, kan hij een verzoek om uitschrijving zenden aan de secretaris via secretaris@eilandspolderkoor.nl. Foto’s worden bewaard en gebruikt ter illustratie van gedane activiteiten.
    • Alle andere categorieën: het EPK verwerkt en bewaart persoonsgegevens van anderen dan leden tijdens het bestaan van de relatie met de vereniging tot maximaal een jaar na beëindiging van die relatie, tenzij er zwaarwegende redenen zijn om de gegevens langer te bewaren. Aansluitend worden de persoonsgegevens vernietigd. Eerdere vernietiging op verzoek is mogelijk door een verzoek daartoe te zenden aan de secretaris via secretaris@eilandspolderkoor.nl. Indien er geen redenen zijn om de gegevens nog langer te bewaren, zal de vereniging onverwijld aan een dergelijk verzoek voldoen en de verzoeker daarover informeren.
  1. Beveiligingsmaatregelen

Ter bescherming van persoonsgegevens heeft het EPK passende technische en organisatorische maatregelen getroffen.

  • Het EPK maakt geen gebruik van diensten van derden en geeft geen persoonsgegevens door aan andere partijen.
  • Het EPK verklaart nooit persoonsgegevens over te dragen aan of op te slaan bij partijen die gevestigd zijn buiten de EU.
  • Het EPK heeft al zijn leden geïnformeerd over wat een datalek is. Er is meegedeeld dat deze in voorkomende gevallen bij de secretaris gemeld moet worden, zodat het datalek adequaat afgehandeld en gedocumenteerd kan worden.

Inzagerecht, verwijdering en vragen

    • Iedere betrokkene heeft het recht om zijn persoonsgegevens in te zien, te ontvangen of te doen wijzigen. Een verzoek daartoe moet worden gericht aan de secretaris via secretaris@eilandspolderkoor.nl. Het EPK zal binnen een maand na ontvangst van een dergelijk verzoek een besluit nemen op het verzoek en de betrokkene op de hoogte stellen van dat besluit.
    • Iedere betrokkene heeft het recht te verzoeken zijn persoonsgegevens te (doen) verwijderen uit de administratie van het EPK. Een verzoek daartoe moet worden gericht aan de secretaris via secretaris@eilandspolderkoor.nl. Indien er geen redenen zijn om de gegevens nog langer te bewaren, zal het EPK onverwijld aan een dergelijk verzoek voldoen en de verzoeker daarover informeren. In alle andere gevallen neemt het EPK binnen een maand na ontvangst van een dergelijk verzoek een besluit en stelt de betrokkene op de hoogte van dat besluit.
    • Vragen en/of opmerkingen over deze privacyverklaring kunnen worden gericht aan de secretaris via secretaris@eilandspolderkoor.nl.
    • Het EPK verwijst in alle documenten waarin persoonsgegevens staan (lidmaatschap overeenkomst, aanmeldingsformulier etc.) naar deze privacyverklaring.
  1. Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden geactualiseerd. De meest actuele versie wordt gepubliceerd op www.eilandspolderkoor.nl en kan op verzoek via email of post worden toegezonden.

De Rijp, februari 2025

Contactgegevens;

Het Eilandspolderkoor

info@eilandspolderkoor.nl

postadres

© Copyright Eilandspolderkoor.nl